Sharing is caring!

TEMPO

Un METODO semplice ed efficace

Questo articolo è di gran lunga più lungo e articolato degli altri. Perché non ha solo lo scopo di informarti, ma è soprattutto un mini corso di time management. Pertanto, ti chiedo di spegnere il cellulare e di leggere con estrema attenzione.

TEMPO: METODO SEMPLICE ED EFFICACE
Bilanciare il proprio TEMPO

In questo articolo ti voglio parlare di un aspetto della nostra quotidianità ch’è la cosa più preziosa che abbiamo:

Il TEMPO

Sarai d’accordo con me che trovare ogni metodo utile nella gestione del tempo è fondamentale per una migliore conduzione della nostra VITA. Purtroppo, spesso, manca la consapevolezza del TEMPO, come se non avesse fine. Ma non è così.

Partiamo sull’argomento collegandoci ad uno strumento già trattato: Legge di Pareto.

Analisi paretiana

Questa analisi ipotizza che l’80% delle attività possono essere completate nel 20% del tempo disponibile, il restante 20% dei compiti verrà completato nell’80% del tempo.

Questo principio è utilizzato per ordinare in due parti le attività. In base a questa forma di “Pareto-efficienza”, si raccomanda che ai compiti che rientrano nella prima categoria venga assegnata una priorità più alta.

La legge 80/20 può essere applicata anche per aumentare la produttività: si è ipotizzato che l’80% della produttività può essere ottenuta realizzando il 20% dei compiti. Se la gestione del tempo ha come obiettivo la produttività, allora questo 20% di compiti dovrebbero ottenere la massima attenzione.

Semplificare

Vi è sempre un modo più semplice e veloce per completare un’operazione, dipende dal metodo adottato. Se si utilizza un metodo complesso occorrerà più tempo, perciò si dovrebbe cercare sempre di trovare vari modi con cui completare ogni attività.

Ma come faccio a distinguere un’attività dall’altra? Da quella più produttiva a quella meno utile allo scopo?

Tutte le attività sono valutate secondo quattro criteri:

importante e urgente: attività da eseguire al più presto e di persona;

importante e non urgente: attività a cui porre una scadenza e da eseguire personalmente;

non importante e urgente: attività da delegare se possibile;

non importante e non urgente: attività da eliminare.

La prima volta che ho osservato questo metodo è stato nel 2004, durante un corso di gestione manageriale tenuta da un mostro sacro della materia: Stephen Covey.

TEMPO: Stephen Covey
Stephen Covey

“La gestione del tempo è un termine improprio, la sfida è quella di gestire noi stessi.” Stephen Covey

Mi colpì allora la semplicità del sistema. Piena realtà, nulla che non fosse nelle corde della nostra quotidianità.

La genesi del sistema è imputabile a Dwight D. Eisenhower il famoso generale americano. Tanto che è stato denominato Metodo Eisenhower.

Riguardo al metodo, è stata attribuita a quest’ultimo la frase: “Ciò che è importante raramente è urgente e ciò che è urgente raramente è importante.”

Di seguito studiato e approfondito da Stephen Covey.

 

Ho la tua attenzione?

Mi auguro che questa introduzione abbia suscitato il tuo interesse sull’argomento, cosicché potrai mettere tutta la tua attenzione nel seguire l’articolo fino in fondo.

Spesso gli imprenditori mi dicono: mi rendo conto che dovrei fare le cose che tu dici con i nostri collaboratori, ma adesso non ho tempo. Quindi le farò quando avrò un pochino di tempo.

Quante sono quelle cose che sappiamo farebbero la differenza per la nostra azienda, però continuiamo a rimandare perché ‘”non abbiamo tempo”?

Ora, pensa a quell’attività che se tu la facessi regolarmente per i prossimi 6 mesi, all’interno della tua azienda, cambierebbe davvero il volto e l’efficacia del tuo business.

Ti elenco cosa hai pensato: la motivazione del personale, la formazione del personale, la pianificazione commerciale e finanziaria, il marketing, ecc.

Quante ore dedichi a queste attività in percentuale? Da 0% al 5% del tuo tempo, non di più.

In altre parole, sto dicendo, che queste attività farebbero un’enorme differenza per lo sviluppo della tua azienda, però il tempo che ci dedichi è minimo o nullo. Perché? “Non appena ho più tempo, mi dedicherò maggiormente a queste cose”.

Problema

Però abbiamo un problema, un manager ha tempo solamente in due circostanze specifiche:

A) Quando l’azienda è all’inizio oppure

B) quando l’azienda sta per fallire.

Noi siamo imprenditori, siamo gente che non avrà mai tempo. Perché, se ha tempo, troverà qualcosa da fare. Quindi, la domanda: Come fare per avere più tempo? E’ la domanda sbagliata.

La domanda corretta, è: Come posso usare meglio il mio tempo?

Per prima cosa, ti mostrerò uno schema che identifica tutto il tempo che hai disponibile:

TEMPO: Abbiamo diviso il nostro tempo in 4 quadranti: I, II, III, IV.
Abbiamo diviso il nostro tempo in 4 quadranti: I, II, III, IV.

Dalla parte sinistra metteremo tutte le attività urgenti e per urgente intendo qualcosa che deve essere fatto…subito. Tutti noi gestiamo numerose attività che sono urgenti.

A destra, abbiamo attività non urgenti, cioè che possono essere rimandate.

Nei quadranti superiore, tutte le attività importanti, definendo importante cose che fanno una grande differenza verso il raggiungimento della nostra meta.

Nei quadranti in basso si collocano attività NON IMPORTANTI. Vale a dire, attività che seppur in alcuni casi siano urgenti, non fanno alcuna differenza per il raggiungimento delle mete aziendali.

Ora abbiamo 4 quadranti ben definiti

  • Quadrante I: attività sia urgenti che importanti
  • Quadrante II: attività importanti ma non urgenti. Attività che pur facendo una grande differenza verso gli obiettivi aziendali possono nondimeno essere rimandate.
  • Quadrante III: attività che nonostante si impongano su di noi come attività da fare subito, cioè urgenti, NON FANNO la differenza per il futuro dell’azienda.
  • Quadrante IV: attività che non sono ne urgenti, ne importanti.

Vediamo cosa c’è in ogni singolo quadrante.

Quadrante I

Che cos’è Urgente e Importante? Le crisi! Per esempio, viene da me una persona e mi dice: Sai Enzo è venuto a cercarti in azienda una persona con una divisa grigia e delle stellette. Io devo occuparmene, è una crisi. O per esempio, domani c’è la fiera ad Düsseldorf e chiedo al mio collaboratore: “Hai spedito i materiali per l’allestimento dello stand?” Lui mi dice “No, pensavo che lo avessi inviato tu”. Abbiamo una crisi, non possiamo rimandarla, dobbiamo occuparcene subito.

Oppure viene da me uno dei miei collaboratori migliori e mi dice “Sai ho bisogno di parlarti un attimo” (intendo dire che sta per dare le dimissioni). Per me è una crisi, non posso rimandarla, me ne devo occupare subito.

Cos’altro è urgente e importante, oltre alle Crisi? Beh, il fatturato, vendere e consegnare (o realizzare), le azioni volte al raggiungimento del budget.

Procrastinare

Spesso i manager, non possono fare le azioni di formazione e motivazione dei collaboratori, perché hanno delle crisi che devono risolvere.

Hanno delle crisi da affrontare, ma poi quando una persona continua a gestire le crisi, in modo inconsapevole, inizia ad entrare nel meccanismo delle urgenze e, senza rendersene conto, finito di gestire le crisi inizia a gestire tutta una serie di cose sì urgenti che però non hanno importanza. E cade nel quadrante III.

TEMPO: Vive costantemente in crisi
Vive costantemente in crisi

Quadrante III

Alcune telefonate che si ricevono (per esempio ti chiama un piccolo cliente dell’azienda. Con te fattura 500 euro l’anno, però in qualche modo ha trovato il tuo numero di cellulare e ti chiama. Risultato: Ti tiene al telefono 40 minuti.

Oppure telefonate da parte di piccoli fornitori non strategici. Oppure, ancora peggio, ti chiama quello del mensile della guardia di finanza e ti tiene al telefono altri 15 minuti.

Che cos’è il quadrante III? E’ quando per caso arrivi in ufficio in ritardo di 15 minuti e la segretaria ti dice che ti hanno cercato in 4 oppure trovi tutta una serie di post it gialli sul tuo tavolo “richiamare il Sig…..” “Chiamare il Dott…..” Bene, il 60/80% di quei post it sono urgenti, ma hanno scarsa importanza.

Cos’altro c’è nel quadrante III? Alcune visite.

Viene a trovarti un fornitore senza appuntamento. E’ qualcosa di urgente perché è lì, nel tuo ufficio che vuole vederti. Però, non farà la differenza se tu lo vedi o meno.

Oppure, viene una persona nel tuo ufficio e ti vuole parlare di qualcosa. Per lui la cosa è importante, per te è solo urgente.

Cos’altro è quadrante III? E’ fare il lavoro dei propri collaboratori.

Che cosa possono rimandare che apparentemente non è urgente, per riuscire a fare tutte le attività del quadrante III? Possono rimandare le attività del quadrante II, le attività che faranno la differenza.

Quadrante II

Che cos’è IMPORTANTE ma non URGENTE?:

Personale

Formazione del Personale: Nessuno verrà mai a bussare alla nostra porta a chiederci “Per favore mi insegni come fare questo lavoro?”

Motivazione del personale: Nessuno ci chiamerà per chiederci “Oh, mi dici qualche volta bravo che sono un po’ in carenza di motivazione?”

Rafforzamento delle relazioni interpersonali: Abbiamo una persona davvero valida in azienda. Portarla fuori a cena per conoscerla e motivarla, non è urgente, ma nel medio lungo termine farà davvero la differenza.

Organizzazione

Pianificazione: Arriviamo in ufficio ed abbiamo già così tante cose da fare che non dedichiamo due minuti a fare un piano di lavoro. Il risultato? Ci disperdiamo e facciamo cose inutili per tutta la giornata.

Prevenzione: Fare il tagliando alla macchina non è mai urgente. Possiamo sempre rimandarlo, però un giorno, siamo in procinto di partire e ci accorgiamo che la macchina non parte….

Sviluppo di nuove opportunità: Non è mai urgente andare a vedere una fiera, per capire quale sarà il futuro del nostro business, però è importante.

Famiglia

Curare la propria famiglia: Andare in ferie con la moglie non è mai urgente, può essere sempre rimandato. Fino a che un momento mi rendo conto che ho un problema irrisolvibile.

In generale nel quadrante II abbiamo tutte quelle attività che ci portano ad avere dei PROGRESSI STRATEGICI.

Che cosa intendiamo con progressi strategici?

Intendiamo quelle attività che non ci fanno solo ottenere un risultato, ma che Rafforzano e rendono più forte la nostra struttura e noi stessi.

Oggi più che mai siamo in guerra

Una guerra non è MAI vinta da chi spara più pallottole. Una guerra viene vinta da chi ha la migliore pianificazione, da chi per primo sviluppa le armi migliori, da chi ha i migliori ufficiali. Non dall’esercito in cui il generale è quello che lavora di più.

TEMPO: Dwight D. Eisenhower
“Ciò che è importante raramente è urgente e ciò che è urgente raramente è importante.” Dwight D. Eisenhower

E che cosa succederà se io continuo a rimandare le attività del quadrante II? Cosa accadrà se non motivo i miei collaboratori? Loro non gestiranno i propri cicli lavorativi che si trasformeranno in nuove CRISI.

Cosa succede se io continuo a rimandare la formazione dei miei uomini? Loro fanno errori perché non sono formati e questi errori richiedono che io intervenga pesantemente per gestire le crisi.

In poche parole, se io non opero nel quadrante II, le attività di quadrante II non fatte diverranno le crisi di domani.

Se noi non facciamo le attività di quadrante II, il nostro quadrante I si allargherà a dismisura. Infatti la maggior parte ha dei quadranti I giganteschi.

Il manager dopo un po’ di tempo che gestisce delle crisi, arriva al punto dove inizia a perdere il controllo, a ragionare in termini di urgenze e dedica un sacco di tempo al quadrante III. Ma quando arriva a sera è così schiantato e demotivato che si dedica al quadrante IV, attività né urgenti né importanti, per esempio:

Legge il catalogo della Mondoffice.

Naviga in Internet, all’inizio con fini positivi “verificare i siti dei concorrenti”, ma poi più passa il tempo, più inizia a visitare dei siti tipo www.cicciolina.com.

Si mette a pulire lo schermo del computer in modo maniacale, ci mette mezz’ora e ti fa vedere come in realtà andrebbe pulito.

Fa del lavoro materiale

Fa lavori inutili, per esempio lui che non conosce Excel, si mette a preparare un modulo statistico e ci lavora 6 ore, per finire buttato via. Perché, la sua segretaria sarebbe stata in grado di farne uno molto migliore in meno di dieci minuti.

In altre parole, il manager è così frustrato che si dedica anima e corpo ad attività inutili.

Se tu continui solamente a far fronte alle crisi, presto sarai circondato da crisi e non avrai più il tempo di fare altro.

C’è una legge del management (cioè della gestione aziendale) che questo manager deve tenere a mente:

Con FAR FRONTE intendiamo affrontare una crisi per risolverla.

Se chi, in uno stato di crisi, continua solamente a fare fronte ai problemi, la necessità di far fronte continuerà nel futuro, fino a che il manager non annega.

TEMPO: Gestione del tempo del manager non organizzato
Gestione del tempo del manager non organizzato

Di seguito lo schema con le attività per singolo Quadrato:

TEMPO: Un esempio delle attività per quadrante
Un esempio delle attività per quadrante

La soluzione è dedicare una parte del proprio tempo ogni settimana alla ORGANIZZAZIONE, alle attività del Quadrante II.

Il manager efficace opera principalmente nel quadrante II e lavorando sulle attività del quadrante II previene e comprime le crisi del futuro.

TEMPO: Quadrante del tempo di un manager ben organizzato
Quadrante del tempo di un manager ben organizzato

Come operare nel Quadrante II?

Il manager che NON identifica le attività di quadrante II che dovrà svolgere nelle prossime settimane e non se le segna in agenda, alla fine finirà sempre per fare attività di quadrante I, cioè andar dietro ad urgenze senza sviluppare la sua struttura.

Quando devi dedicarti alle attività del quadrante II, devi davvero applicare la definizione di POTERE (inteso come energia personale): Fare quello che uno sta facendo mentre lo sta facendo.

In altre parole, se hai stabilito che devi formare un tuo collaboratore, devi dedicarti esclusivamente a quello:

  • Spegnere il telefono cellulare
  • non prendere altre telefonate e
  • se qualcuno viene a cercarti, non sei disponibile.

Per riuscire a motivare o formare qualcuno in modo efficace, dobbiamo avere la nostra completa attenzione su di lui.

Devi dedicare due giorni alla settimana alle attività di Quadrante II.

Nessun altro in azienda ha il tuo potere di fare attività di Quadrante II e se non lo fai tu come manager, nessuno lo farà e l’azienda ne soffrirà in modo drastico.

Il Quadrante II:

è il nostro principale strumento per esprimere la nostra causatività¹.

Perché siamo causa delle prestazioni non ottimali dei nostri collaboratori?

Perché non abbiamo mai fatto o fatto poco, delle attività di quadrante II.

Quindi per concludere:

1) Identificare gli obiettivi di prevenzione, formazione, miglioramento (i progressi strategici) che si vorranno eseguire nelle prossime settimane.

2) Fissare delle date IRREVOCABILI in agenda per quando ci si dovrà occupare di tali obiettivi.

TEMPO: Ottenere il pieno accordo con il proprio management
Ottenere il pieno accordo con il proprio management

Mi auguro che sia stata una piacevole ed interessante lettura, ho dovuto prolungarmi un po’ di più del solito. Perché, come premesso, questo è un breve ma intenso corso di formazione manageriale.

Il cui scopo non è altro che darti consapevolezza.

Cosicché, mentre stai facendo qualunque cosa, nel corso della tua giornata, ti renderai conto in quale QUADRANTE ti trovi e magari agire di conseguenza.

¹- Causatività: Sentirsi la causa di ciò che accade intorno a noi. È la massima espressione di responsabilità.

Sharing is caring!

Lascia un commento

Il tuo indirizzo email non sarà pubblicato. I campi obbligatori sono contrassegnati *